Czy public relations jest również dla małych firm?

Na szczęście, nikt już nie myśli w ten sposób. Nawet jednoosobowa działalność gospodarcza nie tylko może, ale powinna pamiętać o public relations. Co więcej: w małej firmie z powodzeniem da się wdrażać proste kampanie, które przyniosą wymierne korzyści.

Public relations – czym tak naprawdę jest?
Istnieje blisko setka definicji public relations. Przyjmijmy, że jest to zestaw narzędzi komunikacji z otoczeniem, które budują pozytywny wizerunek firmy. PR istnieje po to, aby ludzie wiedzieli, czym zajmuje się dane przedsiębiorstwo i mieli pozytywne skojarzenia z nim samym oraz oferowanymi usługami czy towarami a nawet wartościami jakie firma i jej pracownicy reprezentują. Sprawna komunikacja i dobry wizerunek bezpośrednio przekładają się w dłuższej perspektywie na generowanie zysków. Należy jednak pamiętać, że public relations absolutnie nie jest mechanizmem sprzedażowym. Agencje PR planują i wdrażają krok po kroku kampanie, realizujące wieloletnią strategię. Agencje również odpowiadają za komunikację z całym otoczeniem firmy ale równie często odpowiadają również za internal PR czyli PR wewnętrzny firmy (czytaj więcej >>). Budują jej wiarygodność w oczach potencjalnych klientów, rozwiązują powstałe sytuacje kryzysowe, konstruują mechanizmy przepływu informacji. To od PR zależy, co o firmie myślą inni ludzie.

Co da Twojej firmie Public Relations?
Działania public relations prowadzi się w celu realizacji długofalowych celów. W zależności od profilu działania firmy mogą one dotyczyć odmiennych spraw, ale wszystkie sprowadzają się do budowania zaufania i sympatii wśród klientów, kontrahentów,  społeczności lokalnej, pracowników czy współpracowników. Przykładowo: firmie sprzedającej dzieła sztuki zależy na tym, aby klienci wiedzieli, że to właśnie u niej znajdą szeroki wybór obrazów, starannie wyselekcjonowanych, unikalnych, cennych. Przedsiębiorstwo działające w branży usług remontowych pragnie, aby o jego istnieniu wiedziało jak najwięcej osób pragnących przerobić swój dom i mieszkanie. Tu również reputacja ma istotne znaczenie. Wspomnianej firmie zależy bowiem na tym, aby potencjalni klienci kojarzyli ją z rzetelnie wykonaną pracą i zdecydowali się zlecić usługę właśnie jej, a nie konkurencji. Pamiętajmy - działania PR to nie reklama!
Należy również pamiętać, że działania public relations mogą w dłuższej perspektywie czasowej naprawić błędy z przeszłości i ponownie pozyskać zaufanie klientów. PR funkcjonuje również na poziomie komunikacji wewnętrznej, skierowanej do pracowników. Dzięki sprawniejszemu przepływowi informacji i budowaniu lojalności zapobiega rotacjom w firmie oraz ulepsza procesy.

Od czego zacząć?
Pierwszym krokiem jest stworzenie strategii komunikacji, która powinna uwzględniać długofalowe cele, grupy interesariuszy i przekazy. Należy zidentyfikować kluczowe obszary oraz dokładnie przeanalizować działania prowadzone w przeszłości. Ich ewaluacja pozwoli zoptymalizować proces oraz wyłonić obszary wymagające dodatkowych działań i pracy. O public relations nie należy myśleć w kategorii najbliższych tygodni lub miesięcy. Strategię przygotowuje się w długiej perspektywie czasowej. Niezbędne jest również przeanalizowanie wszystkich materiałów wykorzystywanych w komunikacji zewnętrznej/wewnętrznej, używanych dotychczas w firmie.  Jeśli nie są one spójne i zgodne z przyjętymi celami, będą wymagać poprawek. Trzeba również w krytyczny sposób przyjrzeć się informacjom zwrotnym. Co o Twojej firmie mówią klienci? Co napisali w internecie? Z jakiego powodu zgłaszają reklamacje? Public relations nie jest jedynie „monologiem” firmy do odbiorców, ale dialogiem, w którym głos drugiej strony ma ogromne znaczenie. Profesjonalna agencja rozpocznie pracę od przeprowadzenia rzetelnego audytu.

Jak może pomóc profesjonalna agencja PR?
Przede wszystkim może pomóc w zidentyfikowaniu celów, przeanalizować dotychczasowe działania, zaproponować ich ulepszenie/modyfikację lub zupełną zmianę kierunku. Agencja public relations zdiagnozuje grupy docelowe, do których firma powinna kierować swoje przekazy. Nie muszą to być wyłącznie klienci. Być może, w toku prac nad strategią okaże się, że również istotne grupy to: lokalna społeczność, lokalne władze lub pracownicy i ich rodziny.

Agencja ustali: "co, kiedy, komu i dlaczego" należy komunikować. Spojrzy na firmę z zewnątrz i dostrzeże to, co często umyka osobom bezpośrednio zaangażowanym w codzienne funkcjonowanie organizacji. Zadba o spójność przekazu, identyfikację firmy, również pod kątem wizualnym. Może dokonać audytu strony internetowej oraz mediów społecznościowych.

O ile firma planuje rozpoczęcie współpracy z dziennikarzami, pomoc agencji PR jest wręcz niezbędna. Komunikacja z mediami wymaga wprawy i troski o najdrobniejsze szczegóły. Wbrew pozorom przygotowanie ciekawej informacji prasowej wcale nie jest takim prostym przedsięwzięciem. Do agencji PR warto zwrócić się również wówczas, gdy firma nie potrafi samodzielnie zarządzać kryzysem - w szczególności jeśli o firmie, w negatywny sposób zaczynają pisać media lokalne i ogólnopolskie czy zaczyna się niekontrolowany kryzys w mediach społecznościowych.

Należy pamiętać, że w małych firmach rzadko kiedy pracuje osoba specjalizująca się w public relations i oddelegowana wyłącznie do tego zadania. Tymczasem jest to praca czasochłonna, wymagająca sporej wiedzy, doświadczenia, zbudowanych relacji z dziennikarzami, umiejętności pisania informacji prasowych, organizacji konferencji prasowych czy eventów, prowadzenia kanałów w mediach społecznościowych, redagowania i pisania newsletterów, korzystania z dedykowanych narzędzi analitycznych... Nie sposób wykonywać tej pracy  „przy okazji”, pomiędzy szeregiem innych obowiązków.