I dlatego wiele podmiotów zleca usługi firmom zewnętrznym. Nie jest tajemnicą, że są tańsze i często lepsze niż własne. Kiedyś były to głównie usługi związane z IT czy księgowością. Od jakiegoś czasu rośnie popularność kompleksowego outsourcingu usług marketingowych, w tym działań PR. Podejście do klienta, dostępność a także zagadnienia nad jakimi pracujemy jako agencja marketingowa świadcząca tego typu usługi każdego to dla szefów wielkich korporacji czy osób odpowiedzialnych w nich za marketing to zupełna abstrakcja. Szef marketingu dużej firmy z wielomilionowym budżetem nigdy nie zrozumie właściciela lokalnie działającej firmy mającej na reklamę średnio 5 czy 10.000zł miesięcznie a bardzo często dysponujący budżetem rocznym nie większym niż 20-30tys złotych.

Dlaczego firmy rozważają nawiązanie stałej współpracy outsourcingu działu marketingu z taką agencją jak nasza?

1. Płacą fakturę a nie pensję etatowego pracownika. W związku z powyższym nie przejmują się urlopami, zwolnieniami lekarskimi, urlopami na żądanie itd. Całość faktury księgują jako koszy – to oczywiste. VAT mogą sobie odliczyć co również jest atutem.
2. Nie ponoszą kosztów utworzenia i utrzymania stanowiska pracy oraz zakupu oprogramowania.
3. Nie ponoszą kosztów związanych z wysyłaniem pracownika na szkolenia, konferencje itd. Oprócz kosztów szkolenia dochodzą oczywiście koszty delegacji i nieobecności w pracy (praca delegowana jest na inną osobę) itd.
4. Mogą kupić media taniej za naszym pośrednictwem uwzględniającym rabaty agencyjne – co przy większych kampaniach ma znaczenie i niesie za sobą spore oszczędności.
5. Nie zostaną zaskoczeni odejściem pracownika z pracy z dnia na dzień. Agencja ma umowy cywilno – prawne w oparciu o kodeks handlowy (a nie prawo pracy) i za nagłe i bezzasadne zarwanie umowy grożą jej wysokie kary.
6. Szersze spojrzenie na firmę niż pracownik, który od lat pracuje w firmie na tym samym stanowisku.
7. Skupienie się tylko i wyłącznie na działaniach marketingowych. Pracownicy agencji nie usiądą nagle w sekretariacie i nie będą zastępować urlopowanej sekretarki. A wielokroć pracownik działu marketingu w firmach traktowany jest jako „zapchajdziura”.

Jednak to aspekty finansowe najczęściej w pierwszej kolejności przekonują managerów MŚP do nawiązania współpracy z agencją oferującą usługi outsourcingu działu marketingu, w tym usług PR w internecie.

Policzmy więc, ile może kosztować pracownik etatowy vs. zlecenie działań marketingowych agencji zewnętrznej. Są to dane szacunkowe. Zależy czy zatrudnimy osobę zaraz po studiach bez doświadczenia czy marketera z krwi i kości od lat działającego na rynku. Stawki wynagrodzeń w różnych regionach Polski również się różnią. Jednak do wyliczeń została przyjęta mediana wynagrodzenia która wynosi w marcu 2017 roku 4.168zł brutto
1) Koszty bezpośrednie razem: 4.168zł + 859,03zł = 5.027,03zł
- wynagrodzenie brutto: 4.168zł (co odpowiada netto 2.970,87zł)
- koszty ZUS: 5.027,03zł – 4.168zł = 859,03zł
2) Koszty pośrednie = 1.005,41zł
- narzut 20% do kosztów bezpośrednich 20% z 5.027,03zł = 1.005,41zł
w tym zawierają się np. szkolenia, samochód, wyjazdy/delegacje, komputer, oprogramowanie itp. bez konieczności ich dokładnego uszczegóławiania.
3) Koszty ogólne zarządu = 603,24zł
- narzut 10% do kosztów bezpośrednich i pośrednich = 10% z (5.027,03zł + 1,005,41zł) = 603,24zł
w tym zawierają się koszty: zarządzania, biura i jego obsługa itp.
Razem koszty 1+2+3 = 5.027,03+1005,41+603,24 = 6635,68zł miesięcznie; 79.628,16zł rocznie, co odpowiada wynagrodzeniu 5.500zł w przypadku zlecenia działań marketingowych agencji zewnętrznej.
Jak widać oszczędności wynoszą więc miesięcznie 6.635,68zł - 5.500zł = 1.135,68zł. Co w ujęciu rocznym daje oszczędność nawet 13.628,16zł.

Z powyższej symulacji wynika, że koszt utrzymania pracownika na etacie wynosi 6.635,68zł miesięcznie. Kompleksową obsługę marketingową realizowaną przez lokalną agencję marketingową można zlecić już od 3,5-4tys zł miesięcznie. Oczywiście, są „agencje” w których obsługa mediów społecznościowych kosztuje 200-500zł ale chyba nikt nie ma złudzeń jakiej obsługi za takie pieniądze może się spodziewać. Żadnej albo takiej pod którą mało kto z imienia i nazwiska będzie chciał się podpisać. Na drugim biegunie są agencje sieciowe, które za prowadzenie wielotysięcznych profili na Facebooku inkasują nie mniej niż 20.000zł miesięcznie. Wszystko zależy oczywiście od skali działania firmy i jej potrzeb w zakresie obsługi marketingowej. Przykładem są dealerzy samochodowi, branża IT, startupy, deweloperzy itd. Jedna osoba jest w stanie bez problemu działania związane z mediami społecznościowymi, Public Relations, reklamą przeprowadzać samodzielnie lub/i je koordynować.

Łatwo jest obalić ponoszony od czasu do czasu argument, że najlepsi są pracownicy etatowi siedzący w firmie na miejscu bo znają oni firmę najlepiej, są dostępni w każdej chwili itd. Nie raz w takim modelu również współpracowaliśmy z naszymi klientami mając swoje „biurko” w firmie i będąc w niej 2-3x w tygodniu. Czasami, jeśli jest bardzo gorący okres to również i 5x w tygodniu – zgodnie z zasadą „projekt musi być zrealizowany bez względu na to ile czasu trzeba będzie mu poświęcić”.

Jedną z niekwestionowanych zalet współpracy z firmą zewnętrzną zajmującą się outsourcingiem działu marketingu jest jej ekspercki status. Oczywiście – mówimy o agencjach za którymi stoją ciekawe realizacje, pomysły i udokumentowane sukcesy bo złotoustych sprzedawców jest mnóstwo a „po czynach ich poznacie” – jak mówi przysłowie.

Firmy nie zawsze mają potrzebę zlecenia całości działań agencji marketingowej. W szczególności jeśli mają swoje działy marketingu lub osobę za niego odpowiedzialną. Czasami jest to tylko część, wysoko specjalistycznej aktywności marketingowej firmy np. zewnętrzna współpraca przy: kampaniach AdWords, pozycjonowaniu strony www, komunikacji w mediach społecznościowych, pisaniu bloga, usług Public Relations, czy nadal najczęściej stosowana współpraca w zakresie projektowania graficznego.

Dzisiejsza gospodarka idzie w kierunku optymalizacji wykorzystania środków, optymalizacji kosztów, dywersyfikacji ryzyka oraz współdzielenia zasobów, w tym zasobów ludzkich. Wiele firm nie wymaga już od swoich pracowników codziennego siedzenia w biurze od 9.00 do 17tej. Od lat dynamicznie rozwija się trend łączenia pracy stacjonarnej z pracą zdalną lub nawet współpraca z pracownikami wyłącznie w formie zdalnej. Zlecanie na zewnątrz kompleksowych działań marketingowych doskonale w ten trend się wpisuje, a co szczególnie nasi pracodawcy lubią – relatywnie niewiele kosztuje.